Basar How-to & Fotos

Basartermine

In der Regel finden der Frühjahrsbasar am letzten März- und der Herbstbasar am letzten Septemberwochenende statt. Der Bücherbasar ist im November meist am Volkstrauertag.

Basarvorbereitung

ca. 6-7 Wochen vor dem Basar

  • Terminabstimmung innerhalb der Vorstandschaft, insbesondere Entscheidung bzgl. Termin und Durchführendem der Nummernvergabe
  • Homepage aktualisieren
  • automatische E-Mail-Antwort aktualisieren

ca. 4 Wochen vor dem Basar

  • Vorbereitung der Plakate
  • Treffen der Vorstandschaft zur weiteren Abstimmung und Verteilung der auszuhängenden Plakate
  • Anschließend Verteilen der Plakate in den Geschäften, Praxen, Firmen…
  • Anzeige im Anzeigenblatt buchen
  • Infos an die Zeitungen (Main-Post, Main-Echo, Wertheimer Zeitung, …) sowie Werbeblätter (Markt, …) geben/senden:
    • Main-Post: red.marktheidenfeld@mainpost.de
    • Main-Echo / Wertheimer Zeitung: redaktion@wertheimer-zeitung.de
    • Fränkische Nachrichten: red.wertheim@fraenkische-nachrichten.de
    • markt: markt-red-msp@mainpost.de
    • Blick lokal: redaktion@blicklokal.de
    • Mitteilungsblatt Gemeinde Kreuzwertheim: poststelle@vgem-kreuzwertheim.bayern.de
  • Facebook-Termine anlegen (lassen):
  • Weitere Veröffentlichungen der Termine prüfen:
  • Teilnehmer mit fester Nummer per E-Mail-Serienbrief anschreiben zwecks Rückmeldung der festen Nummern
    • vorher Liste bereinigen bzgl „nur Bücher“ oder „nur Kleider“
  • Teilnehmerliste entsprechend pflegen

ca. 2-3 Wochen vor dem Basar

  • Vorbereitung Laptop und Handy für Nummernvergabe
  • Durchführung der Nummernvergabe
    • max. ca. 115 Nummern
    • Notwendig für den Erhalt einer Nummer sind Name, Wohnort, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
    • Es wird pro Verkäufer nur eine Nummer vergeben.
  • direkt anschließend Mailbox-Ansage aktualisieren und Mailbox-Weiterleitung aktivieren
  • Versenden der Teilnahmebedingungen per E-Mail-Serienbrief
  • Erstellen und Auslegen der Listen für Helfer und Kuchenspenden (hier Zutatenformular zum Download) im Kindergarten
    • Listen regelmäßig prüfen und nötigenfalls für bessere Befüllung (=weitere Helfer) sorgen durch weitere Werbung und persönliche Ansprache
  • Bauhof wegen Transport Kleiderständer und Utensilien kontaktieren
  • Kleinen Gnadenhof bzgl. Kuchentheke kontaktieren

Woche vor dem Basar

  • Wechselgeld besorgen (Summe: 1000€):
    • Anzahl Einheit Wert Rolle/Schein Wert gesamt
      Scheine: 15   20,00 €           20,00 €       300,00 €
      10   10,00 €           10,00 €        100,00 €
      20     5,00 €             5,00 €        100,00 €
      Münzen: 4     2,00 €           50,00 €       200,00 €
      (Rollen) 6     1,00 €           25,00 €        150,00 €
      4     0,50 €           20,00 €         80,00 €
      5     0,20 €             8,00 €         40,00 €
      4     0,10 €             4,00 €          16,00 €
      3     0,05 €             2,50 €           7,50 €
      5     0,02 €             1,00 €           5,00 €
      3     0,01 €             0,50 €            1,50 €
      Gesamt  1.000,00 €
  • Getränke & weitere Einkäufe (Kaffee, Milch, Zucker, …) besorgen
  • Kuchenbeschriftungsschildchen vorbereiten
  • Umschläge für Auszahlungen vorbereiten  (Seriendruck)
  • Ware von Nummer 100 (=Förderverein) auszeichnen & sortieren
  • Kassen im Kindergarten holen
  • Hallenschlüssel beim Hallenwart holen
  • Theke vom Kleinen Gnadenhof holen
  • Listen ausdrucken
    • 3x „Ausdruck Liste“
      • 1x für Nummernzettelauswahl
      • 1x für Warenannahme am Samstag
      • 1x für Helfer-Geldausgabe am Sonntag
    • 1x „Eingabeliste“ als Backup
  • Laptops für den Basar vorbereiten
  • Metzgerei Bestellung für Samstag Mittag vorankündigen
  • Lieferdienst (z.B. Pizzeria) Bestellung für Sonntag Abend vorankündigen

Basardurchführung

Freitag vor dem Basar

  • Tische aufstellen (16 Uhr Dreschhalle)
  • Wechselgeld (eine Kasse) vorbereiten – für Warenannahme und Helferverkauf

Samstag vor dem Basar

  • Vorbereitung der Warenannahme
  • Einweisung der Helfer
  • Unterweisung der Helfer in der Küche
  • Warenannahme
  • Kuchenannahme
  • Ausräumen & Sortieren
  • Verpflegung der Helfer (Belegte / LKW von Metzgerei)
  • Helferverkauf (wenn alles sortiert; ab ca. 13:30 Uhr bis 14:30 Uhr)
  • Wechselgeld (alle Kassen) vorbereiten – Kassen 1-3 und Kaffeekasse

Basartag

  • Nachbereitung Helferverkauf
  • Unterweisung der Helfer in der Küche
  • Kuchenannahme
  • Schneiden, Beschriften, Aufstellen der Kuchen
  • Kaffee und weitere Getränke vorbereiten
  • Kassen vorbereiten
  • Öffnung für Schwangere (Hintereingang) ab 13:30 Uhr
  • Öffnung für alle (Haupteingang) ab 14:00 Uhr
  • eigentlicher Basar bis 16 Uhr
  • Rücksortieren & Kontrollieren der Ware
  • Auswertung der Verkäufe und Einnahmen
  • Vorbereitung der Auszahlungen
  • Ermittlung Gewinn des Basars
  • Verpflegung der Helfer (Abendessen von z.B. Pizzeria)
  • Geld- und Warenausgabe an Helfer
  • Halle putzen
  • Theke zurück bringen
  • Liste für Geldrückgabe am Montag vorbereiten / ausdrucken (1x „Ausdruck Liste“)

Montag nach dem Basar

  • Einzahlung aufs Konto
  • Geld- und Warenausgabe an Verkäufer (17 Uhr Dreschhalle)
  • Halle putzen
  • Schlüsselrückgabe an Hallenwart

Basarnachbereitung

Woche(n) nach dem Basar

  • Dokumentation abschließen für die Buchführung
  • Liste „Sperrungen & Streichungen“ prüfen / aktualisieren
  • Aushang im Kindergarten aushängen
  • ggfls. Rundmail bzgl. Rückläufern an Verkäufer verschicken
  • Nachbearbeitung von Fundstücken & Rückläufern
  • Vervollständigung der Nummern für die Wäschekörbe / -kisten der Teilnehmer sowie der weiteren Aushänge (Kleidergrößen; Warenkategorien; Allergiker; Kassen; Theke; …) für den nächsten Basar
  • Sachen von Nummer 100 (bisherige, nicht verkaufte Sachen sowie nicht abgeholte Fundsachen) sichten, ggfls aussortieren, einlagern bis zum nächsten Basar
  • automatische E-Mail-Antwort aktualisieren
  • Mailbox-Ansage und/oder Rufumleitung aktualisieren
  • Homepage aktualisieren (v.a. Termine)
  • Datensicherung bzw. Datenlöschung (entsprechend Datenschutzordnung) durchführen
  • Laptops für nächsten Basar vorbereiten (v.a. Kassenprogramme leeren)

 

Fotos von Basaren