Basar How-to

Basartermine

In der Regel finden der Frühjahrsbasar am letzten März- und der Herbstbasar am letzten Septemberwochenende statt. Der Bücherbasar ist im November meist am Volkstrauertag.

Basarvorbereitung

ca. 6-7 Wochen vor dem Basar

  • Terminabstimmung innerhalb der Vorstandschaft, insbesondere Entscheidung bzgl. Termin und Durchführendem der Nummernvergabe

ca. 4 Wochen vor dem Basar

  • Vorbereitung der Plakate
  • Treffen der Vorstandschaft zur weiteren Abstimmung und Verteilung der auszuhängenden Plakate
  • Anschließend Verteilen der Plakate in den Geschäften, Praxen, Firmen…
  • Anzeige im Anzeigenblatt buchen
  • Infos an die Zeitungen (Main-Post, Main-Echo, Wertheimer Zeitung, …) sowie Werbeblätter (Markt, …) geben
  • Homepage aktualisieren
  • automatische E-Mail-Antwort aktualisieren
  • Facebook-Termine anlegen lassen (Kinderbasare Unterfranken)
  • Teilnehmer mit fester Nummer per E-Mail-Serienbrief anschreiben zwecks Rückmeldung der festen Nummern
    • vorher Liste bereinigen bzgl „nur Bücher“ oder „nur Kleider“
  • Teilnehmerliste entsprechend pflegen

ca. 2-3 Wochen vor dem Basar

  • Vorbereitung Laptop und Handy für Nummernvergabe
  • Durchführung der Nummernvergabe
  • direkt anschließend Mailbox-Ansage aktualisieren
  • Versenden der Teilnahmebedingungen per E-Mail-Serienbrief
  • Erstellen und Auslegen der Listen für Helfer und Kuchenspenden (inkl. Formular – Zutatenliste) im Kindergarten
    • Listen regelmäßig prüfen und nötigenfalls für bessere Befüllung (=weitere Helfer) sorgen durch weitere Werbung und persönliche Ansprache
  • Bauhof wegen Transport Kleiderständer und Utensilien kontaktieren

Woche vor dem Basar

  • Wechselgeld besorgen
  • Getränke & weitere Einkäufe (Kaffee, Milch, Zucker, …) besorgen
  • Kuchenbeschriftungsschildchen vorbereiten
  • Umschläge für Auszahlungen vorbereiten  (Seriendruck)
  • Ware von Nummer 100 (=Förderverein) auszeichnen & sortieren
  • Kassen im Kindergarten holen
  • Hallenschlüssel beim Hallenwart holen
  • Theke vom Kleinen Gnadenhof holen
  • Listen für Warenannahme und Basartag drucken

Basardurchführung

Freitag vor dem Basar

  • Tische aufstellen (16 Uhr Dreschhalle)
  • Wechselgeld (eine Kasse) vorbereiten

Samstag vor dem Basar

  • Vorbereitung der Warenannahme
  • Einweisung der Helfer
  • Warenannahme
  • Kuchenannahme
  • Ausräumen & Sortieren
  • Verpflegung der Helfer
  • Helferverkauf (wenn alles sortiert; ca. 13 Uhr bis 14 Uhr)
  • Wechselgeld (alle Kassen) vorbereiten

Basartag

  • Nachbereitung Helferverkauf
  • Kuchenannahme
  • Schneiden, Beschriften, Aufstellen der Kuchen
  • Kaffee und weitere Getränke vorbereiten
  • Kassen vorbereiten
  • Öffnung für Schwangere (Hintereingang) ab 13:30 Uhr
  • Öffnung für alle (Haupteingang) ab 14:00 Uhr
  • eigentlicher Basar bis 16 Uhr
  • Rücksortieren & Kontrollieren der Ware
  • Auswertung der Verkäufe und Einnahmen
  • Vorbereitung der Auszahlungen
  • Ermittlung Gewinn des Basars
  • Verpflegung der Helfer
  • Geld- und Warenausgabe an Helfer
  • Halle putzen
  • Theke zurück bringen

Montag nach dem Basar

  • Einzahlungen auf Konto (Gewinn; Wechselgeld; Verkäufe Nr. 100)
  • Geld- und Warenausgabe an Verkäufer (17 Uhr Dreschhalle)
  • Halle putzen
  • Schlüsselrückgabe an Hallenwart

Basarnachbereitung

Woche(n) nach dem Basar

  • Dokumentation abschließen für die Buchführung
    • Liste „Sperrungen & Streichungen“ prüfen / aktualisieren
  • Aushang im Kindergarten aushängen
  • ggfls. Rundmail bzgl. Rückläufern an Verkäufer verschicken
  • Nachbearbeitung von Fundstücken & Rückläufern
  • Vervollständigung der Nummern für die Wäschekörbe / -kisten der Teilnehmer sowie der weiteren Aushänge (Kleidergrößen; Warenkategorien; Allergiker; Kassen; Theke; …) für den nächsten Basar
  • Sachen von Nummer 100 (bisherige, nicht verkaufte Sachen sowie nicht abgeholte Fundsachen) sichten, ggfls aussortieren, einlagern bis zum nächsten Basar
  • automatische E-Mail-Antwort aktualisieren
  • Mailbox-Ansage und/oder Rufumleitung aktualisieren
  • Homepage aktualisieren (v.a. Termine)
  • Datensicherung bzw. Datenlöschung (entsprechend Datenschutzordnung) durchführen